Wpis deklaratoryjny to wpis, który jedynie potwierdza i ujawnia stan prawny, który zaistniał już wcześniej na mocy innego zdarzenia prawnego (np. podjęcia uchwały, zaistnienia faktu z mocy prawa). W tym przypadku skutek prawny następuje w momencie dokonania samej czynności, natomiast wpis w KRS ma charakter porządkowy, informacyjny oraz gwarancyjny dla obrotu gospodarczego.
Najczęstszym przykładem wpisu deklaratoryjnego jest powołanie lub odwołanie członka zarządu spółki z o.o. Nowy prezes uzyskuje pełne prawo do reprezentowania spółki i podejmowania decyzji już w chwili podjęcia stosownej uchwały przez zgromadzenie wspólników, a nie dopiero wtedy, gdy sąd wpisze go do rejestru. Niemniej, dopóki wpis deklaratoryjny nie nastąpi, spółka może napotkać trudności praktyczne (np. w bankach czy urzędach), które do celów dowodowych wymagają aktualnego odpisu KRS, mimo że legitymowanie się samą uchwałą jest w pełni poprawne pod kątem przepisów prawa.