Nota obciążeniowa to dokument księgowy służący do udokumentowania należności, które nie podlegają udokumentowaniu fakturą VAT. Jest wykorzystywana przede wszystkim do rozliczania świadczeń nieobjętych podatkiem od towarów i usług lub innych należności wynikających z przepisów prawa albo zawartej umowy.
Najczęściej noty obciążeniowe wystawia się w związku z:
- naliczeniem kar umownych,
- dochodzeniem odszkodowania,
- obciążeniem kosztami poniesionymi za drugą stronę,
- refakturowaniem niektórych wydatków, gdy nie dochodzi do sprzedaży w rozumieniu przepisów o VAT.
W przeciwieństwie do faktury nota obciążeniowa nie dokumentuje dostawy towarów ani świadczenia usług. Nie stanowi również podstawy do odliczenia podatku VAT przez odbiorcę.
W działalności gospodarczej wystawienie noty obciążeniowej nie przesądza jeszcze o istnieniu roszczenia. Jeżeli druga strona kwestionuje zasadność obciążenia, wierzyciel może być zobowiązany do wykazania przed sądem, że należność rzeczywiście mu przysługuje. Z tego względu nota obciążeniowa powinna być oparta na wyraźnej podstawie prawnej lub umownej, np. postanowieniach dotyczących kar umownych albo obowiązku zwrotu określonych kosztów. Dzięki temu ogranicza się ryzyko zakwestionowania zasadności dochodzonej należności.