DMS LEGAL · DLA BIZNESU
Pomoc dla biura.
Wsparcie dla jego klientów.
Obsługa prawna biur rachunkowych w DMS Legal obejmuje umowy, roszczenia klientów, zaległe płatności oraz obowiązki AML i RODO. Pomagamy także przedsiębiorcom korzystającym z usług biura — przy umowach, zakładaniu spółek i zmianach w KRS.
Jedna sprawa lub stała obsługa. Współpraca zdalna w całej Polsce.
Najpierw analizaPoznajemy sprawę i dokumenty.
Jasny zakres pomocyUstalamy działania i zasady rozliczeń.
Kontakt zdalnyObsługujemy klientów z całej Polski.
01 / ZAKRES POMOCY
W relacji biura rachunkowego z klientem wiele problemów zaczyna się od niedopowiedzeń. Umowa nie określa dokładnie, co obejmuje miesięczna opłata, klient przekazuje dokumenty po terminie albo po kilku miesiącach kwestionuje koszt dodatkowych czynności. Zdarza się też, że po otrzymaniu wezwania z urzędu lub naliczeniu odsetek przedsiębiorca obarcza odpowiedzialnością biuro.
W takich sytuacjach znaczenie mają nie tylko przepisy, lecz także treść umowy, korespondencja, sposób przekazywania dokumentów i to, jak strony faktycznie wykonywały swoje obowiązki. Pomagamy uporządkować te kwestie i ocenić, jakie rozwiązanie będzie właściwe w konkretnej sprawie.
Zakres obsługi, opłaty, dokumenty i zakończenie współpracy.
Poznaj zakres pomocy02Reklamacje, roszczenia odszkodowawcze i spory z klientami.
Poznaj zakres pomocy03Audyt dokumentacji, ocena ryzyka i wewnętrzne zasady postępowania.
Poznaj zakres pomocy04Wezwania do zapłaty, negocjacje i postępowania o należności.
Poznaj zakres pomocy05Powierzenie danych, poufność, umowy o pracę i kontrakty B2B.
Poznaj zakres pomocy06Zakładanie spółek, KRS, umowy handlowe i sprawy korporacyjne.
Poznaj zakres pomocyMasz konkretną sprawę do omówienia?
Opisz krótko sytuację. Ustalimy, jak możemy pomóc.
02 / DLA PRZEDSIĘBIORCÓW
Wsparcie prawne nie musi ograniczać się do spraw samego biura. Pomagamy także przedsiębiorcom korzystającym z usług księgowych — w bieżącej działalności oraz przy konkretnych sprawach wymagających przygotowania umowy, dochodzenia należności, zmiany danych w KRS lub negocjacji z kontrahentem.
Biuro rachunkowe może wskazać klientowi możliwość skorzystania z pomocy prawnej w sprawach wykraczających poza księgowość. Zakres pomocy i zasady rozliczenia ustalamy bezpośrednio z klientem.
Więcej o obsłudze prawnej spółek03 / UMOWY
Umowa z klientem powinna odzwierciedlać sposób pracy biura rachunkowego, a nie ograniczać się do ogólnych postanowień. Gotowy wzór może być punktem wyjścia, ale warto sprawdzić, czy odpowiada zakresowi świadczonych usług i jasno reguluje kwestie, które najczęściej prowadzą do sporów.
Analizujemy obowiązujące umowy o świadczenie usług księgowych i, gdy jest to potrzebne, proponujemy zmiany, które pomagają precyzyjniej określić prawa i obowiązki obu stron.
Dobrze opisana procedura współpracy pomaga ustalić oczekiwania obu stron. Nie każdą odpowiedzialność biura można jednak wyłączyć — postanowienia muszą odpowiadać przepisom i modelowi usług.
04 / ODPOWIEDZIALNOŚĆ
Gdy klient zarzuca biuru rachunkowemu błąd, warto najpierw ustalić, co dokładnie się wydarzyło. Czy dokumenty zostały przekazane na czas? Czy klient dostarczył komplet informacji? Jaki zakres obowiązków wynikał z umowy? Odpowiedzi na te pytania mają znaczenie dla oceny zasadności roszczenia.
Świadcząc pomoc prawną dla biura rachunkowego, możemy przeanalizować umowę i korespondencję, przygotować odpowiedź na reklamację lub przedsądowe wezwanie do zapłaty, wesprzeć negocjacje albo reprezentować biuro w postępowaniu sądowym. Jeżeli sprawa może dotyczyć ubezpieczenia OC, warto także sprawdzić warunki polisy i rozważyć, kiedy oraz w jaki sposób zgłosić szkodę ubezpieczycielowi.
05 / AML
Zakres obowiązków AML, czyli przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, zależy od rodzaju świadczonych usług oraz przepisów dotyczących danego biura. Jeżeli biuro jest instytucją obowiązaną, samo posiadanie procedury nie wystarczy — trzeba również stosować ją w codziennej pracy.
W razie wątpliwości pomagamy też ustalić, które obowiązki dotyczą konkretnego podmiotu i jakie działania należy wdrożyć w pierwszej kolejności.
Materiał urzędowy: Komunikat GIIF nr 114 dotyczący m.in. usług księgowych.
Sprawdzamy istniejące procedury w odniesieniu do działalności i obowiązków biura.
Pomagamy opracować procedury, formularze oraz wewnętrzne zasady postępowania.
Wspieramy jej udokumentowanie i dopasowanie do specyfiki biura.
06 / NALEŻNOŚCI
Nieopłacone faktury za usługi księgowe mogą utrudniać prowadzenie biura, zwłaszcza gdy zaległość dotyczy kilku okresów rozliczeniowych. Warto reagować odpowiednio wcześnie i zachować dokumenty potwierdzające wysokość należności oraz ustalenia z klientem.
W ramach stałej obsługi prawnej biura rachunkowego przygotowujemy wezwania do zapłaty i podejmujemy próbę polubownego zakończenia sporu. Jeżeli nie przyniesie ona efektu, możemy przygotować pozew i prowadzić sprawę o zapłatę. Po uzyskaniu tytułu wykonawczego może być możliwe skierowanie sprawy do egzekucji komorniczej. Dobór działań zależy m.in. od dokumentów, wysokości należności i sytuacji dłużnika.
07 / DANE I PERSONEL
Biura rachunkowe mają dostęp do wielu informacji dotyczących klientów, ich pracowników i sytuacji finansowej. Dlatego ważne są zarówno odpowiednie zasady przetwarzania danych, jak i umowne zobowiązania osób, które mają dostęp do dokumentacji. Obsługa prawna biur rachunkowych obejmuje także odpowiednie zabezpieczenie kwestii RODO i poufności danych klientów.
Takie rozwiązania należy dobrać do rodzaju współpracy i obowiązujących przepisów. Nie każda klauzula może zostać zastosowana w identyczny sposób w umowie o pracę i w kontrakcie B2B.
Przy weryfikacji dokumentacji uwzględniamy także rolę biura w danym procesie — administratora danych lub podmiotu przetwarzającego.
Materiał urzędowy: poradnik UODO o ochronie danych w miejscu pracy, w tym o powierzaniu obsługi księgowej.
08 / PRAKTYKA
Poniższe przykłady pokazują rodzaje spraw, w których wspieramy biura rachunkowe oraz przedsiębiorców korzystających z ich usług. Opisy zostały uogólnione i nie zawierają danych ani szczegółów pozwalających zidentyfikować klientów.
SPRAWA 01
Biura rachunkowe zgłaszają się do nas w sprawie analizy umowy z klientem oraz oceny sposobu jej podpisania. Sprawdzamy postanowienia i wymagania dotyczące formy umowy. Oceniając podpis kwalifikowany, podpis zaufany wykorzystywany m.in. w ePUAP lub podpis składany za pomocą DocuSign, bierzemy pod uwagę konkretny rodzaj podpisu i skutki prawne wybranej metody. Sama nazwa platformy nie przesądza o zachowaniu wymaganej formy.
SPRAWA 02
Biuro rachunkowe może potrzebować oceny, czy umowy o pracę zostały przygotowane prawidłowo. Pomoc obejmuje analizę dokumentów i okoliczności sprawy. W sprawach dotyczących klientów biura wspieramy również w analizie umów o pracę oraz przygotowaniu lub sprawdzeniu aneksów.
SPRAWA 03
Kolejnym obszarem jest analiza dokumentacji dotyczącej ochrony danych osobowych i procedur AML. Weryfikujemy dokumenty w odniesieniu do działalności biura oraz obowiązków, które mają do niego zastosowanie. W razie potrzeby pomagamy określić, które zapisy wymagają doprecyzowania lub aktualizacji.
SPRAWA 04
Biura rachunkowe kierują do kancelarii również przedsiębiorców potrzebujących pomocy przy założeniu spółki lub zmianach korporacyjnych. Wspieramy przy przygotowaniu dokumentów i rejestracji spółek z wykorzystaniem systemu S24 albo Portalu Rejestrów Sądowych (PRS), a także przy sprawach związanych ze zmianą siedziby lub adresu, kodów PKD czy składu wspólników. Zakres czynności zależy od rodzaju spółki i planowanej zmiany.
DMS LEGAL W LICZBACH
Dane kancelarii — data aktualności do uzupełnienia
Dane dotyczą działalności kancelarii, w tym obsługi spółek. Nie oznaczają liczby obsługiwanych biur rachunkowych ani gwarancji wyniku konkretnej sprawy.
09 / WSPÓŁPRACA
Nie każde biuro rachunkowe potrzebuje stałej obsługi prawnej. Czasem wystarczy jednorazowa analiza umowy, konsultacja dotycząca odpowiedzialności albo przygotowanie wezwania do zapłaty. W innych przypadkach lepiej sprawdza się regularna współpraca, która pozwala konsultować pojawiające się problemy na bieżąco.
Zakres współpracy ustalamy indywidualnie. Możemy pomóc przy pojedynczej sprawie albo omówić stałą obsługę biura rachunkowego. Konsultacje i wymiana dokumentów mogą odbywać się zdalnie, dlatego współpraca jest możliwa z biurami rachunkowymi i ich klientami z całej Polski. Przed rozpoczęciem prac wyjaśniamy, jakie działania proponujemy i jak będą rozliczane.
Wskaż, czy sprawa dotyczy biura, czy jego klienta. Krótko przedstaw problem i istotne terminy.
Poznajemy okoliczności, ustalamy potrzebne dokumenty oraz uzgadniamy proponowane działania i rozliczenie.
Po uzgodnieniu zasad współpracy zajmujemy się sprawą. Dokumenty i informacje możemy wymieniać zdalnie.
POZNAJ KANCELARIĘ
DMS Legal Kancelaria Adwokacka · Warszawa
Obsługa prawna przedsiębiorców i spółek.
10 / PYTANIA I ODPOWIEDZI
To zależy od treści dotychczasowych umów i planowanych zmian. Czasem możliwe jest zawarcie aneksu lub zmiana regulaminu, jeżeli umowa i przepisy na to pozwalają. Przed wdrożeniem nowego wzoru warto przeanalizować obowiązujące dokumenty i sposób związania nimi klientów.
Nie należy tego zakładać. Zakres ochrony wynika z przepisów i warunków konkretnej polisy, w tym jej wyłączeń. W razie zgłoszenia roszczenia warto sprawdzić dokumenty i terminy oraz ustalić, jakie obowiązki spoczywają na ubezpieczonym.
Nie warto podejmować takiej decyzji bez analizy konkretnej sytuacji. Możliwość postępowania z dokumentacją zależy od jej rodzaju, obowiązków biura i okoliczności sprawy. Zaległego wynagrodzenia można dochodzić odrębnymi środkami prawnymi; przed odmową wydania dokumentów najlepiej ustalić, jakie rozwiązanie będzie zgodne z prawem.
Nie. Jeżeli biuro jest instytucją obowiązaną, dokumentacja musi odpowiadać jego działalności, a wynikające z niej zasady powinny być stosowane w praktyce. Wsparcie może obejmować audyt dokumentów, przygotowanie lub aktualizację procedur oraz udokumentowanie oceny ryzyka.
Tak. Pomagamy przedsiębiorcom m.in. w zakładaniu spółek, przygotowaniu dokumentów korporacyjnych i zgłaszaniu zmian do KRS. Zakres pomocy ustalamy z klientem w zależności od rodzaju sprawy.
Tak. Konsultacje i przekazywanie dokumentów mogą odbywać się zdalnie. Obsługujemy biura rachunkowe oraz ich klientów z całej Polski; zakres działań i sposób rozliczenia ustalamy przed rozpoczęciem pracy.
Koszt zależy od zakresu pomocy, dokumentów i rodzaju sprawy. Możemy uzgodnić pojedyncze zlecenie albo stałą obsługę. Zakres działań i sposób rozliczenia ustalamy przed rozpoczęciem pracy.
11 / KONTAKT
Potrzebujesz pomocy przy umowie, roszczeniu klienta, zaległej płatności albo procedurach biura? Wspieramy również przedsiębiorców przy umowach, zakładaniu spółek i zmianach w KRS.
Opisz krótko sprawę i wskaż, jakiego wsparcia potrzebujesz. Po zapoznaniu się z informacjami ustalimy możliwy zakres pomocy.
505 079 355[email protected]DMS Legal Kancelaria Adwokacka
ul. Wronia 45/175, 00-870 Warszawa
Współpraca zdalna w całej Polsce.