Faktura pro forma to dokument o charakterze informacyjnym, który przedstawia warunki planowanej transakcji, w szczególności cenę, termin płatności oraz przedmiot sprzedaży. Nie jest fakturą w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług (VAT) i nie dokumentuje dokonania sprzedaży.
Najczęściej faktura pro forma jest wystawiana przed realizacją dostawy towarów lub wykonaniem usługi, zwłaszcza gdy strony uzależniają rozpoczęcie realizacji zamówienia od otrzymania zaliczki albo pełnej przedpłaty. Dokument ten może zawierać wszystkie elementy typowe dla faktury VAT, takie jak dane stron, opis towarów lub usług, cena czy numer rachunku bankowego. Powinien jednak zostać wyraźnie oznaczony jako „pro forma”, aby nie budził wątpliwości co do swojego charakteru.
Z punktu widzenia prawa podatkowego faktura pro forma:
- nie powoduje powstania obowiązku podatkowego,
- nie stanowi podstawy do odliczenia podatku VAT,
- nie jest ujmowana w ewidencji VAT jako faktura sprzedaży.
Po wykonaniu usługi, wydaniu towaru albo otrzymaniu zaliczki przedsiębiorca wystawia właściwą fakturę VAT zgodnie z przepisami ustawy o VAT. W obrocie gospodarczym faktura pro forma pełni przede wszystkim funkcję organizacyjną i handlową. Pozwala kontrahentowi zapoznać się z warunkami transakcji oraz dokonać płatności jeszcze przed wykonaniem zobowiązania przez sprzedawcę.
Nie należy utożsamiać faktury pro forma z ofertą handlową. O ile oferta może prowadzić do zawarcia umowy po jej przyjęciu, o tyle pro forma zazwyczaj dokumentuje już uzgodnione warunki współpracy i służy rozliczeniu planowanej transakcji.
Podstawa prawna
- art. 106b ustawy o VAT (pośrednio – określający obowiązek wystawiania faktur VAT)