Numer KRS to unikalny, dziesięciocyfrowy identyfikator numeryczny, który jest nadawany automatycznie każdemu podmiotowi w momencie jego pierwszej, skutecznej rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym. Numer ten jest niezmienny przez cały okres istnienia podmiotu – nie ulega modyfikacji przy zmianie nazwy (firmy), przeniesieniu siedziby do innego miasta, a nawet w procesie przekształcenia ustrojowego spółki (np. ze spółki cywilnej lub jawnej w spółkę z o.o.).
Numer KRS służy do jednoznacznej identyfikacji podmiotu w systemach państwowych oraz obrocie gospodarczym. Przepisy nakładają na przedsiębiorców obowiązek umieszczania numeru KRS na pismach i zamówieniach handlowych, a także na oficjalnych stronach internetowych spółki. Posługiwanie się tym numerem pozwala każdemu zainteresowanemu na odnalezienie struktury rejestrowej spółki w publicznych wyszukiwarkach Ministerstwa Sprawiedliwości.