Odpis aktualny KRS odzwierciedla stan prawny i organizacyjny danego podmiotu dokładnie na dzień i godzinę jego wygenerowania. Zawiera on informacje, które w danym momencie posiadają moc wiążącą dla spółki oraz osób trzecich. W odpisie aktualnym nie znajdziemy danych historycznych – wszelkie dawne adresy siedziby, dane byłych wspólników, wykreślone przedmioty działalności (PKD) czy nazwiska dawnych członków zarządu są niewidoczne, ustępując miejsca aktualnym wpisom.
Z punktu widzenia codziennej operacyjności przedsiębiorstwa, odpis aktualny jest dokumentem wykorzystywanym najczęściej. Zgodnie z zasadą jawności i publicznej wiarygodności wpisów w KRS, dane zawarte w tym dokumencie chronią osoby trzecie działające w dobrej wierze (tzw. pozytywny aspekt jawności). Jeśli w odpisie aktualnym określona osoba widnieje jako reprezentant spółki, kontrahent ma prawo dokonać z nią czynności prawnej bez obaw, że czynność ta będzie nieważna, nawet jeśli wewnętrznie osoba ta została odwołana, ale fakt ten nie został jeszcze ujawniony w rejestrze.