Odpis KRS to oficjalny dokument urzędowy wydawany przez Centralną Informację Krajowego Rejestru Sądowego (CIKRS) lub generowany samodzielnie przez system teleinformatyczny Ministerstwa Sprawiedliwości. Posiada on moc dokumentu urzędowego, co oznacza, że stanowi bezsporny dowód na istnienie podmiotu, jego formę prawną oraz status finansowo-organizacyjny. Żaden organ administracji publicznej, bank ani sąd nie może kwestionować danych w nim zawartych, o ile nie zostanie wszczęte procedowanie dowodzące ich niezgodności ze stanem faktycznym.
W obrocie prawno-gospodarczym odpis KRS jest narzędziem weryfikacji kontrahenta oraz legitymowania się przez samą spółkę. Jest on obligatoryjnym załącznikiem do umów handlowych o większym znaczeniu strategicznym, wniosków kredytowych, leasingowych, a także w toku postępowań o udzielenie zamówień publicznych. Pozwala stronom transakcji zminimalizować ryzyko wejścia w relacje biznesowe z podmiotem nieistniejącym lub niewypłacalnym. Dokument ten występuje w dwóch zasadniczych formach: aktualnej oraz pełnej.