Osobą dokonującą zgłoszenia do CRBR jest osoba fizyczna uprawniona do reprezentowania podmiotu zobowiązanego zgodnie z zasadami jego reprezentacji ujawnionymi we właściwym rejestrze. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością będzie to najczęściej członek zarządu.
Zgłoszenie nie może zostać skutecznie dokonane przez pełnomocnika wyłącznie na podstawie pełnomocnictwa. Wynika to z faktu, że osoba dokonująca zgłoszenia składa jednocześnie oświadczenie o prawdziwości przekazywanych danych pod rygorem odpowiedzialności karnej.
Obowiązek podpisania zgłoszenia dotyczy wszystkich osób, które zgodnie z zasadami reprezentacji powinny działać łącznie, chyba że sposób reprezentacji pozwala na samodzielne działanie jednego członka organu.
Przed dokonaniem zgłoszenia osoba reprezentująca podmiot powinna przeprowadzić analizę struktury własnościowej oraz zweryfikować dokumenty potwierdzające status beneficjenta rzeczywistego. Samo oparcie się na oświadczeniach wspólników może okazać się niewystarczające.