Wpis do KRS to formalna czynność polegająca na wprowadzeniu określonych danych informacyjnych lub prawnych dotyczących podmiotu do Krajowego Rejestru Sądowego. Wpis nie jest dokonywany mechanicznie – stanowi on bezpośredni skutek wydania przez sąd rejestrowy (bądź referendarza sądowego) merytorycznego orzeczenia (postanowienia) w przedmiocie uwzględnienia złożonego wniosku.
Każdy wpis do KRS, pod względem wywoływanych przez niego skutków w sferze prawa materialnego, dzieli się na dwie zasadnicze kategorie: wpis o charakterze konstytutywnym (tworzący nowe prawo) oraz wpis o charakterze deklaratoryjnym (potwierdzający stan już istniejący). Moment dokonania wpisu (rozumiany jako chwila zamieszczenia danych w systemie) wyznacza granicę, od której spółka może skutecznie powoływać się na określone zmiany wobec osób trzecich.