Częstym zagadnieniem, z którym spotykamy się w codziennej pracy z Klientami jest brak rozróżnienia co należy rozumieć przez siedzibę spółki z o.o., a czym jest jej adres.
Siedziba spółki
Siedzibą spółki jest miejscowość, w której swą siedzibę ma Zarząd, a zatem organ zarządzający spółką. Stanowi o tym art. 41 kodeksu cywilnego, który do powyższej definicji dodaje, że kwestia ta może zostać inaczej uregulowana w umowie spółki lub przepisami prawa. Najczęściej jednak siedziba spółki wskazywana jest w umowie spółki. Siedziba spółki to zatem konkretne miasto, wieś czy sołectwo. Siedzibą spółki dla przykładu może być miasto Warszawa, wieś Celestynów czy sołectwo Jasienica.
Siedziba spółki ma istotne znaczenie praktyczne, gdyż na tej podstawie określa się np. właściwość Sądu rejestrującego spółkę a także Urzędu Skarbowego. Wyjątkiem są oczywiście duże aglomeracje w których o właściwości Urzędu Skarbowego nie decyduje już sama siedziba spółki a dzielnica, w ramach której znajduje się adres spółki.
Co ważne zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Jeśli wspólnicy ustalili w umowie spółki, że zgromadzenia wspólników odbywać się będą w siedzibie spółki oznacza to, że zgromadzenie może odbyć się nie tylko pod adresem, pod którym spółka została zarejestrowana, ale także na terenie całej miejscowości. Często stosowanym zapisem w umowie spółki jest postanowienie, że zgromadzenia wspólników mogą odbywać się w siedzibie spółki lub w każdym innym miejscu na terenie Rzeczpospolitej. W takim przypadku, wspólnicy mają zatem dowolność co do miejsca w Polsce, które wybiorą na zgromadzenie wspólników.
Adres spółki
Adres spółki stanowi z kolei uzupełnienie siedziby (miejscowości) spółki. Adresem spółki jest zatem nazwa ulicy oraz numer budynku i ewentualnie lokalu. W przypadku mniejszych ośrodków adresem spółki będzie np. nazwa wsi oraz numer domu.
Zakładając spółkę wspólnicy lub zarząd decydują o adresie spółki. W tym zakresie mają dużą dowolność – spółka może zostać zarejestrowana pod adresem, w którym mieści się biuro spółki czy w mieszkaniu prywatnym. Spółka może także skorzystać z usług biura wirtualnego, które udostępnia swój adres do celów rejestracji firmy.
Odmiennie niż w przypadku siedziby spółki, która wskazywana jest w umowie spółki, adres spółki ustalany jest najczęściej uchwałą zarządu spółki. Adres spółki zatem nie jest wskazywany w umowie spółki. Decydują o tym względy praktyczne o czym poniżej.
Zmiana siedziby spółki
Zmiana siedziby spółki jest procesem prostym, lecz bardziej skomplikowanym niż zmiana adresu spółki. Zmiana siedziby związana jest bowiem z koniecznością zmiany umowy spółki. Decydując się zatem na zmianę miejscowości, w której spółka ma swą siedzibę musimy dokonać zmiany umowy spółki. W zależności od tego czy umowa spółki została zawarta w formie aktu notarialnego czy też spółka została zarejestrowana przez Internet (w systemie S24) procedura przeprowadzenia zmian różni się. Jeśli umowa spółki została sporządzona u notariusza, chcąc zmienić siedzibę spółki wspólnicy będą musieli udać się w tym celu do notariusza, który sporządzi zmiany umowy spółki w formie aktu notarialnego.
Jeśli z kolei spółka została zarejestrowana przez Internet (w systemie S24) zmiana siedziby nie wymaga (poza pewnymi wyjątkami) wizyty u notariusza. W takim przypadku zmiana umowy spółki w zakresie zmiany siedziby może być dokonana elektronicznie za pośrednictwem portalu eKRS.
Zmiana adresu spółki
Zmiana adresu spółki nie wymaga wizyty u notariusza czy też zmiany umowy spółki. Procedura jest zatem zdecydowanie prostsza niż w przypadku zmiany siedziby. Do zmiany adresu wystarcza podjęcie przez Zarząd spółki uchwały o zmianie adresu.
Termin na zgłoszenie zmiany siedziby, adresu
Termin na zgłoszenie zmiany siedziby, adresu wynosi 7 dni od dnia dokonania zmian. Organem odpowiedzialnym za zgłoszenie zmiany adresu, siedziby jest Zarząd spółki. Przekroczenie 7 dniowego terminu nie powoduje jednak nieważności podjętych decyzji – poza poniższym przypadkiem.
Nie należy jednak czekać zbyt długo na zgłoszenie zmian w sądzie rejestrowym. W przypadku tradycyjnych spółek musi to nastąpić maksymalnie w ciągu 6 miesięcy od dnia dokonania zmian umowy spółki. W przypadku spółek założonych przez Internet zgłoszenie zmian musi nastąpić w ciągu 7 dni od zmiany umowy spółki w formie elektronicznej. Brak zgłoszenia w powyższych terminach (6 miesięcy/7 dni) powoduje, że procedurę zmiany umowy spółki będzie trzeba powtórzyć.
Bezumowne korzystanie z adresu
Rejestrując spółkę pod danym adresem należy pamiętać o tym, że musimy posiadać tytuł prawny do tego lokalu. Może to być akt własności, jeśli rejestrujemy spółkę pod adresem lokalu użytkowego lub mieszkania, które jest naszą własnością. W przypadku, gdy wynajmujemy mieszkanie lub lokal użytkowy, do zarejestrowania spółki konieczna będzie umowa najmu zawierająca postanowienie wskazujące na możliwość rejestracji naszej firmy lub prawo do podnajmu, jeśli wynajmujemy je jako osoba prywatna. Brak tytułu prawnego do lokalu, w którym chcemy zarejestrować spółkę powoduje bezumowne korzystanie z adresu. Pamiętać należy, że bezumowne korzystanie z adresu przez spółkę jest niezgodne z prawem.
Za bezumowne korzystanie z adresu przez spółkę właściciel nieruchomości lub osoba posiadająca do niego tytuł prawny (najemca, biuro wirtualne) może dochodzić odszkodowania. Odszkodowaniem będzie w tym przypadku wynagrodzenie należne od Spółki, którego wysokość uzależniona będzie od czasu trwania bezumownego korzystania z adresu i rynkowej stawki najmu.
Bezumowne korzystanie z adresu przez Spółkę naraża ją także na problemy z Sądem rejestrowym oraz Urzędem Skarbowym. Sąd rejestrowy, jeśli uzyska informację o tym, że dane zawarte w rejestrze są niezgodne ze stanem rzeczywistym może wezwać Spółkę, pod rygorem nałożenia grzywny, do aktualizacji danych w KRSie. Jeśli spółka nie dokona zmian adresu, Sąd Rejestrowy posiada uprawnienie do wykreślenia z urzędu adresu spółki z KRSu.
Dodatkową konsekwencją bezumownego korzystania z lokalu przez spółkę jest możliwość wszczęcia przez Urząd Skarbowy kontroli u podatnika. W przypadku, gdy spółka posługuje się adresem bez podstawy prawnej (nie posiada do tego prawa) Urząd Skarbowy może także wykreślić podatnika z rejestru VAT oraz uchylić numer NIP, co w przypadku spółek aktywnie prowadzących działalność może okazać się niezwykle dotkliwe.
Warto zatem zadbać o posiadanie tytułu prawnego do lokalu, w którym chcemy zarejestrować spółkę.
