Zmiana danych spółki w rejestrze przedsiębiorców to nie tylko formalność, ale także konkretne obciążenie finansowe, które warto dobrze zaplanować. Do opłaty sądowej często dochodzi koszt ogłoszenia, wydatki na notariusza oraz wynagrodzenie pełnomocnika, co potrafi zaskoczyć przedsiębiorców.
Rachunek za jedną pozornie prostą korektę może wyglądać bardzo różnie w zależności od rodzaju zmiany i wybranego trybu złożenia wniosku.
Spis treści:
- Co to znaczy zmiana w KRS i kiedy jest konieczna?
- Od czego zależy koszt zmiany w KRS?
- Jakie są podstawowe opłaty sądowe za zmianę w KRS?
- Jakie są koszty wsparcia kancelarii przy zmianach w KRS?
- Ile kosztuje zmiana w KRS przez Portal Rejestrów Sądowych?
- Ile kosztuje zmiana danych spółki w systemie S24?
- Najczęściej zadawane pytania (FAQ) ile kosztuje zmiana w KRS
Co to znaczy zmiana w KRS i kiedy jest konieczna?
Zmiana w KRS to każda aktualizacja danych wpisanych w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez sąd rejestrowy, która dotyczy Twojej spółki lub innego podmiotu wpisanego do KRS.
Chodzi zarówno o zmiany typowo organizacyjne, jak adres siedziby czy skład zarządu, jak i decyzje właścicielskie dotyczące kapitału lub umowy spółki. Jeśli określone informacje zostały raz ujawnione w KRS, mamy obowiązek je aktualizować, aby rejestr odzwierciedlał stan faktyczny i prawny.
Brak zgłoszenia zmian może narazić nas na grzywnę, problemy z bankiem, kontrahentami lub urzędem skarbowym.
Zmianę w KRS powinniśmy więc traktować jako ustawowy obowiązek, a nie jedynie formalność związaną z prowadzeniem spółki. Dotyczy to zarówno prostych korekt danych, jak i bardziej złożonych operacji korporacyjnych.
Im szybciej przeprowadzimy aktualizację, tym mniejsze ryzyko odpowiedzialności po stronie członków zarządu. Każda istotna decyzja dotycząca spółki powinna zakończyć się analizą, czy wymaga zgłoszenia do KRS.
Jeśli mamy wątpliwości, warto skonsultować je z prawnikiem, zanim upłynie ustawowy termin na zgłoszenie.
Jakie podmioty muszą zgłaszać zmiany w KRS?
Obowiązek zgłaszania zmian w KRS dotyczy wszystkich podmiotów, które zostały wpisane do rejestru przedsiębiorców lub innych rejestrów KRS.
Najczęściej mówimy o spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, spółkach akcyjnych i prostych spółkach akcyjnych, ale także o spółkach komandytowych i jawnych, które to podlegają wpisowi do rejestru.
Zmiany muszą zgłaszać również fundacje, stowarzyszenia rejestrowe oraz spółdzielnie, jeżeli funkcjonują jako podmioty wpisane do KRS. Za zgłoszenie odpowiada zazwyczaj zarząd lub inny organ uprawniony do reprezentacji, czyli konkretne osoby, które podpisują wniosek.
Nie możemy przerzucić tej odpowiedzialności na biuro rachunkowe lub księgową, chyba że działają jako pełnomocnicy na podstawie udzielonego pełnomocnictwa.
Jakie dane spółki podlegają obowiązkowej aktualizacji w rejestrze?
Obowiązkowej aktualizacji w KRS podlegają wszystkie dane, które zostały ujawnione we wniosku o rejestrację spółki lub w późniejszych zmianach. Chodzi między innymi o firmę spółki, czyli nazwę, adres siedziby, dane członków zarządu, prokurentów oraz sposób reprezentacji.
Aktualizacji wymagają także zmiany dotyczące wspólników w niektórych typach spółek, wysokości kapitału zakładowego, a także treści umowy spółki albo statutu, jeśli wpływają na dane ujawnione w rejestrze.
Jeśli zmienimy przedmiot działalności, czyli kody PKD, również powinniśmy złożyć wniosek o zmianę wpisu. To samo dotyczy połączeń, podziałów, przekształceń, a nawet informacji o otwarciu likwidacji.
Od czego zależy koszt zmiany w KRS?
Koszt zmiany w KRS zależy przede wszystkim od rodzaju modyfikacji, którą chcemy wprowadzić do danych spółki ujawnionych w rejestrze. Inaczej zapłacimy za prostą zmianę adresu czy składu zarządu, a inaczej za zmianę umowy spółki, podwyższenie kapitału lub przekształcenie formy prawnej.
Duże znaczenie ma też tryb złożenia wniosku, ponieważ inne stawki obowiązują przy wniosku składanym przez Portal Rejestrów Sądowych, a inne w systemie S24. Na końcowy koszt wpływa także konieczność wizyty u notariusza, szczególnie wtedy, gdy potrzebny jest akt notarialny uchwały lub nowej umowy spółki.
Do tego czasem dochodzą opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym oraz wynagrodzenie pełnomocnika, jeżeli decydujemy się na pomoc prawnika.
Jakie są podstawowe opłaty sądowe za zmianę w KRS?
Dotychczas podstawowe opłaty sądowe za zmianę w KRS składały się z dwóch elementów, czyli opłaty za wpis zmiany w rejestrze oraz opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Jeśli składaliśmy wniosek w klasycznym trybie przez Portal Rejestrów Sądowych, opłata za wpis zmiany wynosiła co do zasady 250 zł, a opłata za ogłoszenie w MSiG 100 zł, więc łącznie płaciliśmy 350 zł. Od 29.11.2025 r. uśnięto obowiązek ogłoszeń w MSiG a co za tym idzie nie ma już konieczności opłacania 100 zł za to ogłoszenie. Opłata sądowa została zatem zmniejszona i obecnie wynosi z 250 zł.
Gdy korzystamy z uproszczonego systemu S24, opłata za wpis zmiany jest niższa i wynosi 200 zł. Tutaj także nie ma już konieczności dokonywanie opłaty za ogłoszenie w MSiG.
Płacimy je przy składaniu wniosku, najczęściej w formie płatności elektronicznej powiązanej z systemem, z którego korzystamy. Do tego mogą dojść opłaty manipulacyjne operatora płatności lub banku, które podnoszą realny koszt zmiany.
Jeśli sąd zwróci wniosek z powodu błędów formalnych, opłata zasadniczo nie przepada, ale będziemy musieli ponownie złożyć poprawny wniosek.
Jakie są koszty wsparcia kancelarii przy zmianach w KRS?
Koszty pełnomocnika i pomocy prawnej przy zmianie w rejestrze KRS zależy od rodzaju zmiany. Czym więcej zmian spółka chce dokonać tym większy nakład pracy prawnika a tym samym koszt usługi. Standardowe koszty zmian w KRS wahają się od kilkuset złotych np. przy zmianie adresu do kilku tysięcy w przypadku bardziej skomplikowanych zmian.
Przykładowe koszty zmian w KRS w spółce z o.o. przedstawiamy poniżej:
- koszt zmiany adresu spółki 350 zł netto
- koszty zmiany wspólników w spółce 400 zł netto
- koszt powołania prokurenta w spółce 400 zł netto
- koszt zmiany umowy spółki w zakresie PKD 750 zł netto.
Ile kosztuje zmiana w KRS przez Portal Rejestrów Sądowych?
Zmiana w KRS przez Portal Rejestrów Sądowych wiąże się z klasycznymi stawkami opłat sądowych obowiązującymi dla rejestru przedsiębiorców. Przy większości standardowych zmian, takich jak zmiana zarządu czy adresu siedziby, zapłacimy 250 zł opłaty sądowej za wpis zmiany.
Płatność realizujemy bezpośrednio w systemie PRS, korzystając z e-płatności lub przelewu online, co pozwala łatwo powiązać opłatę z konkretnym wnioskiem.
Musimy brać pod uwagę, że korekty wniosku lub braki formalne wydłużają procedurę i mogą wymagać ponownego przygotowania dokumentów, choć sama opłata co do zasady nie przepada.
Ile kosztuje zmiana danych spółki w systemie S24?
Zmiana danych spółki w systemie S24 jest zwykle tańsza niż wniosek o zmianę składany w Portalu Rejestrów Sądowych, ponieważ przepisy przewidują obniżoną opłatę sądową za wpis.
Za wpis zmiany w S24 zapłacimy 200 zł przy jednej zmianie ujawnianej w rejestrze. Warunkiem skorzystania z tych stawek jest spełnienie wymogów systemu, czyli założenie spółki przez internet w systemie s24 i korzystanie z udostępnionych wzorców umów.
S24 opłaca się szczególnie wtedy, gdy planujemy prostą zmianę w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, na przykład zmianę adresu, składu zarządu lub wybranych postanowień umowy spółki.
Płatność odbywa się online, co przyspiesza proces i pozwala szybko połączyć opłatę z wnioskiem. Nie każdą modyfikację da się jednak przeprowadzić w S24, dlatego bardziej złożone zmiany nadal wymagają klasycznego trybu w PRS.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ) ile kosztuje zmiana w KRS
Ile wynosi opłata za zmianę danych w KRS?
Opłata za zmianę danych w KRS przy wniosku złożonym przez Portal Rejestrów Sądowych wynosi obecnie 250 zł. Brak jest już obowiązku opłacania 100 zł to ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Opłatę sądową płacimy elektronicznie przy składaniu wniosku w systemie PRS.
Czym różni się koszt zmiany w KRS w PRS i S24?
Po zmianie przepisów i obniżeniu wysokości opłat zmiana w KRS przez Portal Rejestrów Sądowych kosztuje co do zasady 250 zł za wpis zmian. W systemie S24 opłata za wpis zmian wynosi 200 zł, pod warunkiem spełnienia wymogów S24.
Czy można połączyć kilka zmian w jednym wniosku do KRS?
Możemy połączyć kilka zmian w jednym wniosku do KRS, na przykład zmianę składu zarządu, adresu siedziby i PKD, jeśli dotyczą tej samej spółki i tego samego rejestru. Wtedy ponosimy jedną opłatę sądową, co obniża łączny koszt całej operacji.
