Zgłoszenie do CRBR to kolejny z obowiązków nałożony na wiele podmiotów przez ustawodawcę. Obowiązkiem zgłoszenia do CRBR zostały objęte nie tylko spółki, ale również m.in. spółdzielnie, fundacje i stowarzyszenia.
W artykule wyjaśniamy najważniejsze pojęcia związane z Centralnym Rejestrem Beneficjentów Rzeczywistych oraz opisujemy procedurę związaną z wpisem do CRBR. Dowiesz się także jaki jest termin na wprowadzenie zmian w CRBR i jakie są kary za brak zgłoszenia.
Czym jest Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych?
Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych to elektroniczna baza danych, która gromadzi informacje na temat beneficjentów rzeczywistych podmiotów gospodarczych i innych podmiotów. CRBR ma na celu zapewnienie przejrzystości i zwiększenia skuteczności działań podejmowanych w przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Zatem założeniem Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych jest przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Sam rejestr powstał na podstawie przepisów ustawy z dnia 1 marca 2018 r o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tzw. ustawa AML). W ustawie określono podmioty zobowiązane do zgłoszenia do CRBR, dane podmiotu podlegające zgłoszeniu, osoby odpowiedzialne za zgłoszenie tych danych oraz konsekwencje braku zgłoszenia lub aktualizacji danych. W ustawie wskazano także definicję beneficjenta rzeczywistego.
Beneficjent rzeczywisty – czyli kto?
Określenie beneficjenta rzeczywistego odgrywa kluczową rolę w zapobieganiu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Zgodnie z ustawą AML, beneficjent rzeczywisty to osoba fizyczna, która jest ostatecznym właścicielem podmiotu gospodarczego lub kontroluje jego działania. Beneficjentem rzeczywistym będzie osoba mająca możliwość wywierania decydującego wpływu na podmiot gospodarczy. Ustawa precyzuje, że osoba taka może mieć bezpośredni lub pośredni udział w spółce, być beneficjentem funduszu lub kontrolować inny rodzaj podmiotu gospodarczego.
Zidentyfikowanie beneficjenta rzeczywistego jest istotne, ponieważ umożliwia organom nadzorczym oraz instytucjom finansowym skuteczne monitorowanie transakcji i identyfikowanie podejrzanych działań. Dlatego też istnieje obowiązek dla różnych podmiotów gospodarczych zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR).
Zgodnie z ustawą AML, beneficjentem rzeczywistym jest każda osoba fizyczna sprawująca bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad danym podmiotem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub każda osoba fizyczna, w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna.
Sama definicja beneficjenta rzeczywistego określona została w art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Definicja wskazana przez ustawodawcę jest skomplikowana zatem ograniczymy się do najważniejszych stwierdzeń mających zastosowanie w najczęściej spotykanych sytuacjach. Nadmieniamy jednak, że nie jest to pełna definicja beneficjenta rzeczywistego. W przypadku skomplikowanej struktury podmiotu konieczne będzie dokonanie analizy prawnej w celu zidentyfikowania beneficjenta rzeczywistego.
Beneficjent rzeczywisty w spółce z o.o. i spółce akcyjnej
W przypadku osoby prawnej (np. spółki z o.o. lub spółki akcyjnej) za beneficjenta rzeczywistego uważa się m.in osobę fizyczną będącą udziałowcem lub akcjonariuszem, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tej osoby prawnej.
Za beneficjenta rzeczywistego uważa się także osobę fizyczną sprawującą kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji lub które łącznie dysponują więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym tej osoby prawnej, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu.
Za beneficjenta rzeczywistego uważa także osobę fizyczną zajmującą wyższe stanowisko kierownicze w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w ustawie oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.
Beneficjent rzeczywisty w przypadku trustu
W przypadku trustu, za beneficjenta rzeczywistego uważa się m. in. założyciela, w tym fundatora w rozumieniu ustawy o fundacji rodzinnej, powiernika, w tym członka zarządu w rozumieniu ustawy z dnia 26 stycznia 2023 r. o fundacji rodzinnej lub nadzorcę, jeżeli został ustanowiony.
W przypadku trustów za beneficjenta rzeczywistego uważa się także członka rady nadzorczej w rozumieniu ustawy z dnia 26 stycznia 2023 r. o fundacji rodzinnej a także inną osobę sprawującą kontrolę nad trustem.
Jakie podmioty muszą dokonać zgłoszenia w CRBR?
Obowiązek zgłoszenia do CRBR dotyczy różnego rodzaju podmiotów gospodarczych oraz innych podmiotów, w tym spółek (spółki z o.o., jawnej, partnerskiej), fundacji, stowarzyszeń, spółdzielni, a także jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej. Obowiązkiem zgłoszenia objęte są spółki akcyjne (także proste spółki akcyjne), z wyjątkiem spółek publicznych notowanych na giełdzie.
Pełny katalog podmiotów zobowiązanych do zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych i ich aktualizacji danych określony został w art. 58 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Ustawodawca objął obowiązkiem zgłoszenia następujące podmioty:
1) spółki jawne;
2) spółki komandytowe;
3) spółki komandytowo-akcyjne;
4) spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
4a) proste spółki akcyjne;
5) spółki akcyjne, z wyjątkiem spółek publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych
6) trusty, których powiernicy lub osoby zajmujące stanowisko równoważne:
a) mają miejsce zamieszkania lub siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub
b) nawiązują stosunki gospodarcze lub nabywają nieruchomość na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w imieniu lub na rzecz trustu;
7) spółki partnerskie;
8) europejskie zgrupowania interesów gospodarczych;
9) spółki europejskie;
10) spółdzielnie;
11) spółdzielnie europejskie;
12) stowarzyszenia podlegające wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego;
13) fundacje.
Kto dokonuje zgłoszenia do centralnego rejestru beneficjentów rzeczywistych?
Zgodnie z przepisami przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, zarówno podmioty powstające, jak i istniejące mają obowiązek dokonać zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego do CRBR. W przypadku spółek kapitałowych zgłoszenia do CRBR dokonuje osoba ustawowo uprawniona do reprezentacji podmiotu zobowiązanego do wpisu. W przypadku spółek z o.o. reprezentantem będą członkowie zarządu spółki.
Oznacza to, że to właśnie osoby sprawujące funkcję członków zarządu spółki mają obowiązek zidentyfikowania i zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych. Jest to ważne, ponieważ beneficjent rzeczywisty to osoba fizyczna, która ma możliwość wywierania decydującego wpływu na podmiot gospodarczy. Członkowie zarządu, jako osoby zajmujące stanowiska kierownicze odpowiedzialne są za przeprowadzenie procedury zgłoszenia. To zatem do obowiązków członków zarządu należeć będzie zgłoszenie i aktualizacja danych beneficjentów rzeczywistych w CRBR.
W przypadku innych podmiotów, takich jak fundacje, stowarzyszenia czy spółdzielnie, obowiązek zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego może należeć do różnych osób w zależności od struktury danego podmiotu. Może to być osoba pełniąca funkcję prezesa, dyrektora, członka zarządu lub innego stanowiska równoważnego. Istotne jest, aby osoba odpowiedzialna za zgłoszenie miała dostęp do informacji dotyczących beneficjentów rzeczywistych i była w stanie dostarczyć aktualne i zgodne z prawdą dane do CRBR.
Jakie dane spółki wpisywane są do CRBR?
W centralnym rejestrze beneficjentów rzeczywistych wpisywane są różne informacje dotyczące samych podmiotów jak i beneficjentów rzeczywistych.
Podmioty zobowiązane do dokonania zgłoszenia w centralnym rejestrze beneficjentów rzeczywistych (w tym oczywiście spółki z o.o. i spółki akcyjne) podają w zgłoszeniu następujące dane:
a) nazwę (firmę) lub w przypadku trustu inne dane pozwalające zidentyfikować trust,
b) formę organizacyjną,
c) siedzibę lub w przypadku trustu miejsce zamieszkania lub siedzibę powiernika trustu lub osoby zajmującej stanowisko równoważne,
d) numer w Krajowym Rejestrze Sądowym lub w przypadku trustu nazwę właściwego rejestru wraz z numerem, o ile został wpisany do rejestru,
e) NIP, o ile został nadany.
Dane beneficjentów rzeczywistych wpisywane w CRBR
Dane beneficjentów rzeczywistych wpisywane w zgłoszeniu w CRBR w przypadku spółki z o.o. są następujące
a) imię i nazwisko,
b) każde posiadane obywatelstwo,
c) państwo zamieszkania,
d) numer PESEL albo datę urodzenia – w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL,
e) informację o wielkości i charakterze udziału lub uprawnieniach przysługujących beneficjentowi rzeczywistemu.
Jak dokonać wpisu do CRBR?
Wpisanie informacji o beneficjentach rzeczywistych do CRBR jest obowiązkiem zgłaszającego. Zgłoszenie danych odbywa się drogą elektroniczną poprzez odpowiedni formularz dostępny na stronie internetowej CRBR.
W przypadku pierwszego wpisu, osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu gospodarczego, tak jak członkowie zarządu lub osoby zajmujące stanowiska równoważne, powinna dokonać zgłoszenia w terminie i w sposób określony przez przepisy.
Zgłoszenie musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP oraz zawierać oświadczenie osoby dokonującej zgłoszenia do Rejestru o prawdziwości informacji zgłaszanych do Rejestru.
Zgłoszenie podpisywane jest zgodnie z zasadami reprezentacji obowiązującymi w spółce. W przypadku gdy wymagana jest łączna reprezentacja, musi być ono podpisane przez wszystkie osoby fizyczne uprawnione do reprezentowania spółki. Kolejność składania podpisów nie ma znaczenia.
Bardzo ważne jest zatem podanie prawidłowych danych w zgłoszeniu, gdyż oświadczenie to składane jest pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia. Składający oświadczenie jest bowiem zobowiązany do zawarcia w nim klauzuli o następującej treści: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”. Klauzula ta zastępuje pouczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.
Jaki jest termin na zgłoszenie do CRBR?
Zgodnie z przepisami, podmioty objęte obowiązkiem zgłoszenia do CRBR mają określony termin na dokonanie wpisu. W przypadku spółek z o.o. i spółek akcyjnych zgłoszenie do CRBR musi nastąpić w terminie 14 dni od dnia wpisu tych podmiotów do Krajowego Rejestru Sądowego.
Podmioty muszą przy tym pamiętać, że na samym wpisie do CRBR ich obowiązki się nie kończą. Niektóre dane spółek muszą być aktualizowane w centralnym rejestrze beneficjentów rzeczywistych jeśli doszło do ich zmiany. Zarówno spółki z o.o. jak i spółki akcyjne muszą aktualizować dane w CRBR w terminie 14 dni od ich zmiany w Krajowym Rejestrze Sądowym, a w przypadku zmian, dla których skuteczności nie jest wymagany wpis do Krajowego Rejestru Sądowego, w terminie 14 dni od dnia ich dokonania.
Zgłoszenie do CRBR pomoc prawna
Zgłoszenie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) spoczywa na podmiotach gospodarczych zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Proces zgłaszania może być jednak skomplikowany i wymagać wiedzy prawniczej, dlatego warto rozważyć skorzystanie z pomocy adwokata lub radcy prawnego w tym zakresie.
Aby poprawnie ustalić beneficjenta rzeczywistego niezbędna może okazać się wiedza z zakresu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu oraz z zakresu kodeksu spółek handlowych. Skomplikowana natura przepisów dotyczących beneficjentów rzeczywistych może to zadanie zdecydowanie utrudnić.
Adwokat lub radca prawny z naszej kancelarii posiada wiedzę i doświadczenie przy określaniu beneficjentów rzeczywistych oraz procedur związanych ze zgłoszeniem spółki do CRBR, co pozwala na prawidłowe i kompleksowe wypełnienie obowiązków zgłoszeniowych nałożonych na spółkę.
Pomoc prawna w zakresie zgłoszenia w CRBR może również być niezbędna w przypadku wątpliwości interpretacyjnych lub konieczności rozstrzygnięcia trudnych kwestii związanych z beneficjentami rzeczywistymi. Zapewnienie zgodności z przepisami oraz profesjonalne doradztwo w zakresie zgłoszenia do CRBR oferujemy zarówno dla nowych podmiotów jak i już istniejących, które nie zostały dotychczas wpisane w rejestrze.
Nasz adwokat lub radca prawny przeprowadzi szczegółową analizę, pomoże zidentyfikować wszystkich beneficjentów rzeczywistych, uwzględniając wszelkie szczególne okoliczności prawne związane z działalnością spółki. Dzięki temu zgłoszenie do CRBR będzie kompleksowe i zgodne z obowiązującymi przepisami.
Nasza kancelaria adwokacka dokonuje zarówno zgłoszeń do CRBR jak i przygotowuje wpisy aktualizacyjne dla spółek w których zmieniła się struktura właścicieli lub dokonano innych zmian podlegających ujawnieniu w CRBR. W przypadku chęci skorzystania z naszej pomocy prawnej zapraszamy do kontaktu w celu uzyskania bezpłatnej wyceny.
Co grozi za brak wpisu do CRBR?
Niedopełnienie obowiązku zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego do CRBR niesie za sobą poważne konsekwencje prawne. Zgodnie z przepisami dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, podmioty, które nie dopełniły obowiązku zgłoszenia lub aktualizacji informacji w terminie wskazanym w ustawie (14 dni) lub podały informacje niezgodne ze stanem faktycznym, podlegają karze pieniężnej do wysokości 1 000 000 zł.
Ważne jest zatem, aby zadbać zarówno o terminowe zgłoszenie spółki do CRBR jak i o aktualizację niezbędnych danych. Zaniedbanie bowiem tego obowiązku może mieć poważne konsekwencje finansowe dla podmiotu.
