Obowiązki dotyczące rocznego sprawozdania finansowego ciążą na tych spółkach, które podlegają ustawie o rachunkowości. Zgodnie z art. 2 ust 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, obowiązek ten nie dotyczy spółek cywilnych osób fizycznych, jawnych osób fizycznych i partnerskich, które zgodnie z ustawą nie są do tego zobowiązane i nie prowadzą pełnej księgowości.
Trzeba jednak pamiętać, że spółki jawne i partnerskie prowadzące pełną księgowość muszą wywiązać się z obowiązku sporządzenia sprawozdania finansowego, oraz jego zatwierdzenia i złożenia go do Krajowego Rejestru Sądowego. Jeśli spółki jawne i partnerskie nie muszą przestrzegać regulacji wynikających z ustawy o rachunkowości i nie składają sprawozdania finansowego wraz z wymaganymi dokumentami dobrowolnie, mają obowiązek poinformować o tym sąd rejestrowy.
Na kim spoczywa obowiązek złożenia sprawozdania finansowego?
Obowiązek dotyczący sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego spoczywa przede wszystkim na kierowniku jednostki. Przez kierownika jednostki należy rozumieć członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez daną jednostkę.
W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się – wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej – wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej – komplementariuszy prowadzących sprawy spółki. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą kierownikiem jednostki jest ten przedsiębiorca właśnie.
Wymagane dokumenty
Zgłoszenie sprawozdania finansowego następuje na urzędowym formularzu dostępnym na stronie internetowej ministerstwa sprawiedliwości – KRS Z-30. Jeśli w danym roku podmiot składa więcej niż jedno sprawozdanie finansowe to do wniosku Z-30 należy dołączyć także załącznik Z-N. Wraz z wnioskiem do sądu rejestrowego należy złożyć następujące dokumenty:
– sprawozdanie finansowe za dany rok , składające się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej. Każda część sprawozdania finansowego musi zostać podpisana przez osobę odpowiedzialną za jego sporządzenie oraz kierownika jednostki (np. w przypadku spółki z o.o. sprawozdanie powinno zostać podpisane przez księgowego i członka zarządu a przypadku zarządu wieloosobowego – wszystkich jego członków. Bez znaczenia przy tym pozostaje sposób reprezentacji obowiązujący w danym podmiocie).
– sprawozdanie z działalności sporządzane przez organ reprezentujący podmiot (obowiązek ten dotyczy m. in. spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, spółdzielni i przedsiębiorstw państwowych)
– uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz podziale zysku lub pokryciu straty. W przypadku spółek z o.o. następuje to poprzez sporządzenie protokołu ze zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Zgodnie z art. 231 § 1 k.s.h. zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się co najmniej raz w roku w terminie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Obowiązek zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników spoczywa na zarządzie spółki albo na likwidatorach spółki w likwidacji. Umowa spółki może wskazywać inny, niż wynikający z art. 231 § 1 KSH, termin odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników (za czym przemawia brzmienie art. 235 § 2 k.s.h).
Zachowanie terminu do odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników jest istotne gdyż, jego naruszenie może rodzić odpowiedzialność odszkodowawczą członków zarządu/likwidatorów na podstawie art. 293 § 1 KSH, chyba że osoby te nie ponoszą winy. Ponadto, członkowie zarządu/likwidatorzy mogą ponieść odpowiedzialność organizacyjną w postaci odwołania ich z pełnionych funkcji.
W protokole zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinien prócz uchwał o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz podziale zysku albo pokryciu straty (jeśli umowa spółki nie stanowi inaczej) zawierać uchwałę o udzieleniu członkom organów spółki absolutorium z wykonywania przez nich obowiązków.
– opinia biegłego rewidenta, o ile sprawozdanie finansowe podlegało obligatoryjnemu badaniu przez biegłego rewidenta
Termin na złożenie sprawozdania finansowego
Sprawozdanie finansowe wraz z wymaganymi dokumentami należy złożyć do Krajowego Rejestru Sądowego w terminie 15 dni od dnia jego zatwierdzenia przez kierownika jednostki.
Zatwierdzenie sprawozdanie finansowego powinno nastąpić nie później niż po upływie sześciu miesięcy od dnia bilansowego. Zatem jeśli w spółce rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym zatwierdzenie sprawozdania finansowego powinno nastąpić do 30 czerwca danego roku.
Termin do złożenia sprawozdania finansowego zostaje zachowany w przypadku złożenia wniosku w biurze podawczym właściwego dla podmiotu sądu rejestrowego lub też nadanie listem poleconym w placówce Poczty Polskiej.
Opłata od wniosku
Opłata za zgłoszenie sprawozdania finansowego do KRSu wynosi 140 zł w tym tytułem opłaty sądowej – 40 zł oraz opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym – 100 zł. Dowód uiszczenia opłaty należy dołączyć do wniosku.
