Zmiana adresu w spółce z oo jest jedną z częściej zgłaszanych zmian w krajowym rejestrze sądowym. W wielu przypadkach procedura zmiany adresu spółki nie jest skomplikowana a w niniejszym wpisie postaramy się przybliżyć ten temat i omówić procedurę zmiany w krsie.
Czym różni się adres od siedziby spółki?
Na początek najważniejsza kwestia – adres spółki z o.o to nie to samo co siedziba spółki. Siedzibą spółki jest miejscowość w której spółka została zarejestrowana. Siedziba spółki zawsze podana jest w umowie spółki z o.o. i oznacza siedzibę (miejscowość) organu zarządzającego.
Z kolei adres spółki to uzupełnienie siedziby np. konkretny numer miejscowości (gdy w danej miejscowości nie występują nazwy ulic), ulica wraz z numerem budynku i lokalu.
Rozróżnienie adresu spółki z o.o i siedziby spółki ma zasadnicze znaczenie, gdyż inaczej przeprowadzamy zmiany w obu tych przypadkach i przygotowujemy inne dokumenty do zgłoszenia zmian w krsie.
Zmiana adresu w spółce z oo nie wymaga zmiany umowy spółki
W przypadku zmiany adresu spółki zmiana ta nie wymaga zmiany umowy spółki. Co za tym idzie, jeśli zmieniamy jedynie ulicę, numer lokalu czy budynku a siedziba spółki nadal będzie w tej samej miejscowości, nie ma konieczności zmiany umowy spółki. Ułatwia to przeprowadzenie procedury i zmniejsza koszty.
Czy spółka z oo może mieć więcej niż jedną siedzibę?
Spółka z o.o. może mieć tylko jedną siedzibę. Nie ma zatem możliwości aby spółka miała siedzibę np. w Warszawie i w Krakowie. Jeśli spółka działa w kilku miejscowościach (np. ma kilka biur, zakładów produkcyjnych) etc. spółka może ustanowić oddział spółki w innej miejscowości.
Pamiętać jednak należy, że oddziały spółki z o.o powinny zostać ujawnione w krajowym rejestrze sądowym. Prowadzenie oddziałów spółki wiąże się także z pewnymi obowiązkami, zatem przed decyzją o utworzeniu oddziału spółki z o.o warto skonsultować się z księgową oraz radcą prawnym czy adwokatem od spraw spółek.
Zmiana adresu w spółce z oo i zmiana siedziby jednocześnie
Jak wspomniano wcześniej, zmianę adresu spółki należy odróżnić od zmiany siedziby spółki. Jeśli spółka chciałaby zmienić siedzibę spółki konieczne będzie wprowadzenie zmian w umowie spółki.
Zmiany umowy spółki dokonujemy u notariusza w kancelarii notarialnej. Jeśli spółka została założona przy pomocy wzorca umowy udostępnionego w systemie (tzw. spółka s24) zmian możemy dokonać w systemie teleinformatycznym. Na zmianę siedziby spółki muszą wyrazić zgodę wspólnicy spółki. Zmiana umowy spółki także wymaga zgłoszenia zmian do rejestru przedsiębiorców.
Jak wspomniano, zmiana siedziby spółki wymaga zmiany umowy spółki. Konieczne zatem będzie zwołanie zgromadzenia wspólników i poniesienie przez spółkę kosztów sporządzenia aktu notarialnego. Koszty wypisów aktu notarialnego także ponosi spółka. Więcej informacji o zmianie umowy spółki i zmianie siedziby spółki znajdziesz tutaj.
Co ważne, zmiana siedziby spółki zawsze wiązać się będzie ze zmianą miejscowości, w której spółka działa. Zatem zmieniając siedzibę spółki musimy zmienić adres spółki. Zmiany w tym zakresie musimy zgłosić do krajowego rejestru sądowego. Nic nie stoi przy tym na przeszkodzie – a nawet jest to zalecane – aby zmienić siedzibę spółki oraz adres spółki w ramach jednej procedury wpisu do krs.
W przypadku gdy zmiana siedziby spółki jest dokonywana jednocześnie z uchwałą zarządu o zmianie adresu pamiętać należy, że zmiana adresu nie powinna być wcześniejsza niż data rejestracji zmian umowy spółki. W uchwale zarządu można zatem wskazać datę przyszłą od kiedy zmiana adresu spółki będzie skuteczna.
Uchwała zarządu o zmianie adresu spółki z o.o
Decyzję o zmianie adresu spółki z o.o najczęściej będzie podejmował zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W celu zmiany adresu spółki konieczne będzie podjęcie odpowiedniej uchwały przez jej organ zarządzający.
Uchwała zarządu o zmianie adresu spółki nie wymaga formy aktu notarialnego. Uchwała ta może zatem być sporządzona w zwykłej formie pisemnej i podpisana przez zarząd spółki. W uchwale o zmianie adresu spółki należy wskazać datę podjęcia uchwały przez zarząd spółki oraz jej numer. Konieczne jest przy tym podanie aktualnego i nowego adresu spółki.
W uchwale zarządu można także podać datę wejścia w życie zmian dotyczących adresu. Jak wspomniano powyżej, można zatem ustalić, że uchwała jest skuteczna z dniem podjęcia uchwały przez zarząd lub wskazać datę przyszłą.
Uchwała powinna być podpisana przez wszystkich członków zarządu. Uzasadniając powyższe podnieść trzeba, że kodeksie spółek handlowych wskazano, że każdy członek zarządu ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki. Jeżeli w spółce zarząd jest wieloosobowy to, co do zasady, każdy członek zarządu może samodzielnie prowadzić sprawy nieprzekraczające zwykłego zarządu. W przypadku spraw przekraczających zwykły zarząd wymagana jest z kolei uchwała zarządu. Zmiana adresu spółki z o.o. jest czynnością przekraczającą zwykły zarząd a zatem wymaga podjęcia uchwały przez zarząd.
Zgłoszenie wniosku o zmianę adresu do krajowego rejestru sądowego
Zmiana adresu spółki musi zostać zgłoszona do krajowego rejestru sądowego. Zmianę adresu zgłasza się przez portal rejestrów sądowych (PRS) lub system teleinformatyczny w przypadku spółek S24 – o czym poniżej. Uchwałę o zmianie adresu dołączamy do wniosku o wpis zmian w formie elektronicznej. Gdy następuje zmiana adresu spółki obecnie nie ma obowiązku dołączania do wniosku umowy potwierdzającej prawo spółki do korzystania z adresu czy też umowy najmu lokalu przez spółkę.
Wniosek podpisuje zarząd spółki zgodnie z zasadami reprezentacji lub pełnomocnik ustanowiony przez spółkę.
Wniosek podlega opłacie sądowej. Opłata sądowa za zmianę adresu w krs wynosi 350 zł brutto (250 zł opłata sądowa i 100 zł opłata za ogłoszenie w monitorze sądowym i gospodarczym).
Zgłoszenie zamiany adresu spółki s24
W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością założonej w systemie s24, której umowa nie była zmieniana w formie aktu notarialnego mamy możliwość dokonania zmian w systemie teleinformatycznym.
Zmiana adresu wymaga podjęcia uchwały zarządu o zmianie adresu w systemie. Jeśli zmian dokonujemy przez portal S24 a zmiana dotyczy także siedziby spółki to umowę spółki nie zmieniamy w formie aktu notarialnego a za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. To duże ułatwienie i oszczędność kosztów.
Uchwała o zmianie adresu musi zostać podpisana przez zarząd spółki. Uchwałę podpisują członkowie zarządu podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym ePUAP lub podpisem osobistym. Ważne jest zatem, aby członkowie zarządu posiadali jeden w powyższych podpisów elektronicznych.
Wniosek o zmianę adresu także musi zostać podpisany przez zarząd spółki lub przez pełnomocnika ustanowionego przez spółkę.
Wniosek o zmianę adresu spółki w systemie s24 podlega opłacie sądowej w wysokości 300 zł (200 zł opłata sądowa i 100 zł opłata za ogłoszenie w monitorze sądowym i gospodarczym).
Zmiana adresu spółki – dodatkowe obowiązki
Zgłoszenie wniosku do krajowego rejestru sądowego to nie jedyne obowiązki spółki związane ze zmianą adresu spółki. Zarówno w przypadku zmiany siedziby spółki w umowie spółki jak i zmiany adresu na podstawie uchwały zarządu, spółka musi dokonać zgłoszenia aktualizującego do urzędu skarbowego.
Zgłoszenie aktualizacyjne składamy na formularzu NIP-8 do właściwego urzędu skarbowego i ewentualnie wypełniamy także formularz VAT-R jeżeli ulegnie zmianie właściwość urzędu w sprawach VAT-u.
Pamiętaj, że nie tylko urząd skarbowy powinien zostać poinformowany o zmianie adresu, siedziby spółki. Spółka powinna także pamiętać o poinformowaniu kontrahentów o zmianie adresu spółki.
Wpis zmiany adresu spółki z o.o. w KRS – termin na zgłoszenie zmiany adresu
Zgłoszenia zmiany adresu – tak samo jak w przypadku, gdy zmianie ulega siedziba spółki – dokonujemy w rejestrze przedsiębiorców w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany.
Jeśli zatem uchwała zarządu o zmianie adresu stanowi, że zmiana adresu spółki skuteczna jest z dniem jej podjęcia, oznacza to, że w ciągu 7 dni od podjęcia uchwały zarządu mamy obowiązek złożyć wniosek o zmianę do rejestru przedsiębiorców.
O konsekwencjach niezłożenia lub złożenia wniosku po terminie przeczytasz tutaj.
Jak zmienić adres spółki? Zmiana adresu spółki z o.o. krok po kroku
- Podpisanie umowy najmu/ umowy o korzystanie z adresu ect.
Jeśli spółka nie posiada prawa własności do lokalu pod którym będzie działała konieczne jest zawarcie umowy najmu lub umowy o korzystanie z adresu przez spółkę.
- Przyjęcie uchwały zarządu o zmianie adresu spółki
Zmiana adresu dokonywana będzie uchwałą zarządu. Kolejnym krokiem będzie podjęcie uchwały przez zarząd spółki. Uchwała nie wymaga formy aktu notarialnego i podpisujemy ją w zwykłej formie pisemnej.
- Zgłoszenie zmian do KRSu przez organ zarządzający
Wniosek składamy przez portal rejestrów sądowych lub portal S24 w zależności od sposobu rejestracji spółki. Do wniosku należy dołączyć uchwałę zarządu o zmianie adresu. Zarówno spółki kapitałowe jak i spółki osobowe dołączają do wniosku potwierdzenie uiszczenia opłaty sądowej. Wniosek rozpatruje wydział gospodarczy KRS właściwy dla siedziby spółki, w którym przechowywane są akta rejestrowe podmiotu.
Pamiętać należy, że wszelkie załączniki, muszą zostać przesłane w oryginale do KRS w terminie 3 dni od dnia złożenia wniosku. Spółka nie musi tego robić, jeśli wniosek składa radca prawny lub adwokat.
- poinformowanie właściwego urzędu skarbowego oraz kontrahentów
O zmianie adresu/siedziby należy poinformować także urząd skarbowy składając formularz NIP-8 oraz w niektórych przypadkach formularz VAT-R.
Pamiętaj! Zmiana siedziby spółki wymaga zmiany umowy spółki. Zmiana umowy spółki sporządzana jest w formie aktu notarialnego i związana jest z koniecznością poniesienia kosztów notarialnych. Zmiana siedziby spółki różni się zatem od zmiany adresu spółki.
Zmiana adresu w spółce z oo krs pomoc prawna
Jeśli szukasz pomocy prawnej przy zmianie adresu spółki krs, dostałeś pismo wzywające do uzupełnienia wniosku czy też otrzymałeś zwrot wniosku z krs skorzystaj z pomocy naszego prawnika.
Pomoc prawna dotyczy analizy sprawy, przygotowania odpowiednich dokumentów i wniosku o wpis zmiany do krs. Jeśli masz zatem spółkę z o.o, spółkę akcyjną czy spółkę osobową, zapraszamy do kontaktu w celu obsługi przesłanego zapytania i dokonania bezpłatnej wyceny.
