Chcąc założyć własny biznes, przedsiębiorcy często decydują się na prowadzenie działalności w formie spółki z o.o. Jak w każdej formie działalności i ta ma swoje dobre i złe strony. W tym artykule przybliżona zostanie procedura założenia spółki od zebrania wymaganych dokumentów po rejestrację w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Wspólnicy spółki z o.o.
Wybierając spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością w pierwszej kolejności musimy zdecydować czy chcemy być jedynymi wspólnikami spółki czy też będziemy prowadzić spółkę wraz ze wspólnikiem/wspólnikami. Ma to znaczenie chociażby ze względu na obowiązki związane z koniecznością opłacania składek ZUS, w przypadku gdy spółce występuje tylko jeden wspólnik. (więcej na ten temat tutaj).
Wspólnikiem spółki może być zarówno osoba fizyczna jak i osoba prawna (np. inna sp. z o.o.). Trzeba jednak pamiętać, że zgodnie z art. 151 § 2 k.s.h., jednoosobowa spółka z o.o. (spółka w której wszystkie udziały należą do jednego wspólnika) nie może być zawiązana wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę z o.o. Nie zmienia to jednak faktu, że w dalszym okresie działania spółki (po rejestracji w KRSie), możliwe jest zbycie udziałów przez jednoosobową spółkę z o.o. innej jednoosobowej spółce z o.o. Przedmiotowe ograniczenie odnosi się zatem jedynie do zawiązania spółki z o.o.
Umowa spółki z o.o.
Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może być zawarta w formie aktu notarialnego albo przy wykorzystaniu wzorca umowy, przy pomocy systemu teleinformatycznego w trybie S24. Rejestracja spółki w trybie S24 przez Internet zostanie omówiona w osobnym artykule.
Decydując się na zawarcie umowy spółki w formie aktu notarialnego trzeba liczyć się z koniecznością poniesienia kosztów notarialnych za sporządzenie aktu. Wysokość taksy notarialnej uzależniona jest od wielkości kapitału zakładowego spółki. Trzeba pamiętać, że w przypadku spółki z o.o. minimalny kapitał zakładowy wynosi 5.000 złotych. I tak, przy kapitale zakładowym wynoszącym 5.000 zł taksa notarialna obliczana jest według stawki 100 zł + 3% od nadwyżki powyżej 3.000 zł, co daje kwotę 160 zł (plus 23% VAT) = 196,80 zł. Notariusz pobierze także opłatę za sporządzenie wypisów z aktu po 6 zł netto za stronę.
Niewątpliwą korzyścią z zawarcia umowy spółki w formie aktu notarialnego jest możliwość dowolnego (w granicach prawa) kształtowania treści umowy spółki. Ma to szczególne znaczenie dla przedsiębiorców planujących przedsięwzięcia gospodarcze w większym rozmiarze, wiążące się z dużym ryzykiem, co pozwala na takie skonstruowanie umowy spółki, które najlepiej zabezpieczy ich interesy. Możliwości tej nie ma przy założeniu spółki w trybie S24, gdzie dostępne są jedynie standardowe, najczęściej wykorzystywane postanowienia umowy.
Zgodnie z art. 157 § 1 k.s.h. umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna określać:
– firmę (nazwę) i siedzibę spółki
– przedmiot działalności spółki;
– wysokość kapitału zakładowego;
– czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
– liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników;
– czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.
Obok wyżej wymienionych obligatoryjnych postanowień – z wyjątkiem czasu trwania spółki – mogą znaleźć się postanowienia, których skuteczność uzależniona jest od ich zamieszczenia w umowie. Do postanowień tych zalicza się:
– wymienienie osoby wspólnika wnoszącego aport, z określeniem przedmiotu aportu, jak również liczby i wartości nominalnej objętych w zamian udziałów (art. 158 § 1 k.s.h.)
– określenie szczególnych korzyści, przyznanych wspólnikowi bądź nałożonych na wspólników innych obowiązków wobec spółki, oprócz wniesienia wkładów (art. 159 k.s.h)
Oprócz postanowień obligatoryjnych, umowa spółki może zawierać inne postanowienia fakultatywne. Postanowienia fakultatywne są w praktyce, zwłaszcza w umowach spółek, w których występuje kilku wspólników, często przedmiotem negocjacji, a ich niewłaściwe sformułowanie może stać się przyczynkiem sporów pomiędzy wspólnikami. Do istotnych nieobowiązkowych postanowień można zaliczyć postanowienia, które regulują stosunki między wspólnikami, zakres ich świadczeń wobec spółki oraz uprawnienia organów. Każdorazowo, w celu zminimalizowania wystąpienia sytuacji konfliktowych, umowa spółki powinna być sporządzana przy udziale osób fachowo się tym trudniących.
Dokumenty wymagane do rejestracji spółki
Oprócz wskazanej umowy spółki z o.o. do wniosku o rejestrację spółki należy dołączyć:
– oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady zostały wniesione w całości przez wszystkich wspólników;
– jeżeli o powołaniu członków organów spółki nie stanowi akt notarialny zawierający umowę spółki, dowód ich ustanowienia, z wyszczególnieniem składu osobowego, zawierający zgodę na ich powołanie;
– listę wspólników podpisaną przez wszystkich członków Zarządu, z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich;
– adresy członków zarządu
– dowód uiszczenia opłaty sądowej (500 zł) oraz opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (100 zł).
W praktyce często uiszcza się jedną opłatę, w wysokości 600 zł, na rachunek bankowy Sądu Rejonowego właściwego dla siedziby spółki.
Wymagane formularze
Złożenie wniosku o rejestrację spółki odbywa się na urzędowych formularzach, które można pobrać ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości pod adresem https://bip.ms.gov.pl/pl/formularze/. Wymagane jest wypełnienie poniższych formularzy:
– KRS-W3 – Wniosek o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców – spółka z ograniczoną odpowiedzialnością;
– KRS-WE – Załącznik do wniosku o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców – wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością podlegający wpisowi do rejestru;
– KRS-WK – Załącznik do wniosku o rejestrację lub zmianę danych – organy podmiotu lub wspólnicy uprawnieni do reprezentowania spółki;
– KRS-WM – Załącznik do wniosku o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców – przedmiot działalności;
– KRS-WL – Załącznik do wniosku o rejestrację podmiotu – prokurenci (o ile są powoływani).
Co istotne dla procedury rejestracyjnej, zarząd sp. z o.o. może udzielić pełnomocnictwa adwokatowi, która będzie reprezentować spółkę w trakcie rejestracji.
Rejestracja spółki z o.o.
Wniosek złożony na urzędowych formularzach wraz z dokumentami wskazanymi powyżej należy złożyć osobiście w biurze podawczym Sądu Rejonowego, właściwego dla siedziby spółki, lub nadać listem poleconym w placówce Poczty Polskiej.
Czas trwania rejestracji spółki jest uzależniony od obłożenia wydziału i może się różnić w każdym z Sądów. Dla przykładu, rejestracja spółki w Warszawie trwa średnio kilka tygodni.
